Ajouter un chauffeur
- Ouvrez Chauffeurs puis Nouveau chauffeur.
- Choisissez Interne (salarié de la compagnie) ou Externe (vient avec son véhicule, ponctuellement).
- Saisissez le prénom, le nom, le téléphone, la photo, le numéro de pièce d’identité.
- Renseignez le permis : numéro, catégorie, date d’expiration (alerte automatique avant l’échéance) et une copie.
Donner accès à l’application chauffeur
Dans la fiche, touchez Donner l’accès. Le chauffeur se connecte à l’application mobile TRAVOLIS avec son numéro (code SMS). Pour un chauffeur externe, fixez une date de fin d’accès : l’accès est limité au voyage. Vous pouvez retirer l’accès à tout moment.
La fiche affiche l’historique des voyages et les notes laissées par les voyageurs.
Propriétaires de véhicules externes
Beaucoup d’agences travaillent avec des véhicules apportés par des tiers. TRAVOLIS sépare le véhicule et l’affectation : un véhicule a un propriétaire (la compagnie ou un tiers), chaque départ reçoit un véhicule et un chauffeur.
- Ouvrez Propriétaires et contrats, onglet Propriétaires.
- Avant de créer, utilisez la recherche par téléphone ou immatriculation : si le propriétaire ou le véhicule est déjà connu, il est retrouvé.
- Créez le propriétaire : nom, téléphone, numéro de paiement, pièce d’identité. Cochez Donner l’accès pour qu’il suive ses sommes dues dans l’application.
Créer un contrat ponctuel
Onglet Contrats → Nouveau contrat :
- le véhicule externe et, si besoin, le chauffeur ;
- la portée : un voyage ou une période (dates de début et de fin) ;
- la rémunération : forfait (montant fixe par voyage), pourcentage de la recette ou montant par passager ;
- la devise et les conditions écrites.
À chaque départ arrivé avec ce véhicule, TRAVOLIS calcule automatiquement ce qui est dû au propriétaire.
Payer un propriétaire
Onglet Sommes dues : la liste des montants dus par départ et le total restant par devise. Touchez Enregistrer un paiement sur un propriétaire, saisissez le montant, le moyen (espèces, mobile money, virement) et la référence. Le paiement est imputé sur les dettes les plus anciennes, ou sur celles que vous choisissez.